【精选阅读】运输企业用好启效云数字化转型方案，让工作“化繁为简”

在企业运营中，数据的重要性不言而喻。

作为企业负责人，总希望能获得更快、更准确、更及时的信息和数据。

但现实却是：层层上报上来的数据，不仅速度缓慢，而且信息不完善，甚至错误率还高。

最后只能拿着不完整的数据表，一边望“表”兴叹，一边想着如何提高员工的责任心和效率。

其实，要想企业运营数据随时可看、一目了然、准确无误，完全可以像安运运输一样，把所有数据装进启效云OA系统，开启数字化办公。

作为一家运输公司，运输内部管理事项特别多，从车辆的运行轨迹、维修、加油、保险，到和供应商领料、对账，核算成本。

尽管事项杂、数据多，但丝毫不影响数据上报的快、准、全。这是如何做到的？

01 与其担心员工是否尽职尽责

不如让工作变得更简单

对于客运运输企业而言，数据很关键，从车辆的运行轨迹，到加油情况，到证照保险的维护等，都需要时刻了解，来保证车辆正常运行，合理调度。

公司以往车辆信息记录的工作量大，还需记录每辆车的年检、保险到期时间，员工易出错、遗忘。

现在所有的车辆信息，都记录到启效云的表单中，车辆年检、保险信息到期前，系统自动提醒，无需员工留意。

公司还为员工专门配备了一个手机，通过移动端可随时上报车辆运行轨迹。上报数据实时同步，形成信息台账，每辆车的运行路线，一目了然。

同时，系统中的数据相互关联，更提升数据的准确性。上报车辆加油信息时，除了填写加油数量和单价外，还需要上传加油小票，确保加油信息一致。并通过关联车辆的加油卡信息，自动带出加油卡余额，加油信息填写后，自动计算并更新剩余余额，清晰管理每辆车的加油情况。

另外，为了更好地服务乘客，安运运输还搭建了客户满意度调查表，将表单二维码粘贴在服务的车辆上，乘客可以随时扫码反馈，无需手动收集整理，公司能够最直接地收到乘客的反馈。

02 事情太多，记不过来

那就让数据自动实时更新

运输两个仓库之间距离一百多公里，经常需要两边来回跑。

另外，公司有定点供应商进行车辆维修，当公司仓库有对应物料时，就直接在仓库中领，没有的，需进行外部采购，费用每个月先挂账，月末定时结账。

月末结账时经常会因为数据太分散，账单要几天才能出来；或记不清，出现账对不上的问题。

针对这些情况，通过启效云「业务表单」，将两个仓库的物料信息全部线上记录，物料在哪个仓库，有多少，清晰明了。当要领取或采购物料时，提交审批流程，审批通过后，物料库存自动更新。

和供应商对账，数据能随时拉出来，修了什么项目，哪天修的，哪些是从仓库领的，哪些是从外面采购的，价格多少，都记录的清清楚楚，就连上月的、上年的数据也能随时查看、对比，再也不用担心账单核对出错。

03 知识自动沉淀，因人而异

让知识经验利用最大化

在谈及公司启用启效云的原因，客户表示：实现无纸化办公是其中一方面。

纸质资料的难以查找，更新不及时，给公司信息的实时共享带来了挑战。

现在通过启效云「知识文档」，全员可在多个端口协同编辑文档，内容实时同步。另外系统还会自动沉淀来自各个模块的资料，比如某个任务交流沟通中上传的附件，也会自动归档到系统文件夹中，形成企业的知识地图。

同时每个文件都设置了对应的查看、编辑、下载等权限，员工可以在系统中快速搜索和查看和自己岗位相关的知识，对于不属于自己业务领域的文档，则无法看到。保障企业各类文件安全，也让内部的知识得到充分共享和再利用。

结语

也许每个公司都有很多繁杂但又十分重要的工作，不妨像本文的客户一样，将这些工作交给启效云，减少手动记录汇总的同时，让数据上报、统计更加及时、准确，管理更加省心高效。