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【案例】上海某医药:从中国城市家具的领跑者到企业数字化的实践者

发表时间:2023-06-06 14:54
疫情冲击下公司,果断迈出了远程办公的第一步,也借此开启了企业数字化转型的进程。在对多家信息化系统对比选型后,负责集团数字化的王总发现,零代码平台启效云的灵活度最高,可以按照企业需求迸行自由配置-于是说服老板,成功上线伙伴云系统。通过启效云合同管理、采购管理流程管理等模块的应用,上海华旗实现了有效流程管控,帮助企业规范业务进程,全面提升企业管理运营的能力。

机构简介

公司成立于2015年12月,是一家与新加坡合资,专注于建筑设计咨询、绿地设施工程施工和一体化城市家具设计、生产和销售的企业。公司注重自主专业技术创新与产品创意,是中国城市家真的领跑者,中国智慧城市家具会长级成员,多年来对 接各地市政、园林、交通的建设与管理 同时与各地大型设计研究院紧密合作,立足于设施的设计、生产、施工一体化服务。

业务痛点

第一,纸质文档易丢失错漏,回款周期长。通过查阅纸质合同、盘点发货单,进行财务对账,造成盘点错漏、对账周期长。公司大部分合同回款耗时长,资金利用率低。由于司机等员工是外包性质,线下发货单丢失率达20%,严重影响后续对账及收款。

第二,信息多级传递误差大,无法追责。客户需求多级传递,信息误差大,导致采购和设计出来的产品,不符合甲方期待,且由于线下流程不规范,无法追溯责任。公司通过传真和微信远程沟通,关键信息易丢失,只能反复走合同流程。

第三,审批材料多且需多级审批,耗时长。不同材料审批层级不同,提交人不清楚审批线路,需要花费大量精力走审批流程,工作量较大。

实施过程

第一,合同管理。有唯一合同编号,线上管理和审批合同签单后,销售助理录入客户需求,系统自动生成合同编号,填写销售合同后即发起审批,通过后向设计师传递设计需求客户线下签订纸质合同后,销售助理将合同附件上传至系统,审批通过后,销售助理填写设计需求单,系统通知相应设计师。合同收款后,收款信息自动生成同步发送到企微,销售自行认领至其名下。

第二,采购管理。线上管理采购单、发货单,并随时跟进订单发货情况。销售助理下达订货单,系统通知相应采购员创建采购清单,审批通过后与供应商及工厂签订合同,并将附件上传系统,同步跟进发货情况和甲方基地收货情况。工厂发货后,采购员创建发货单并记录信息;甲方基地收货签字后,采购员在系统内更新收货状态并上传甲方签字图片。

第三,流程管理。线上分级审批,全过程留痕可追溯审批流程线上化,由总经办在线上指定不同材料的审批层级;管理者通过仪表盘表格动态实时查看员工的过程性工作。

实施效果

第一,数据全部由线上管理,完整度100%。合同、发货单等所有重要源文件均可收回,业务员可以随时通过系统下载下来,避免原始合同来回流转导致遗失,对账清晰便捷,由于对账不清晰导致需要盘货的情况由每周一次降为两个月一次,员工工作效率显著提升;通过减少发货单丢失,待收尾款减少4%,平均回款周期缩短1-2个月。

第二,规范化管理审批,管理者工作量减少50%以上。合同材料由线上系统规范化填写清楚后,管理者对项目材料一目了然,更合理地指定材料审批流程;通过线上管理合同,并展示公司周报、月报,管理者花费在监管合同、公司事务上的精力节约30%,将更多的精力投入到市场、客户拓展上。

第三,公司运作规范化,项目流程均有所留痕可追踪。工作流程在系统内都能留痕,责任追溯至个人,每个业务员需要对自己的项目负责到底,一旦中途有纰漏,都能在系统内找到记录;线上系统协助公司内部透明化管理,加快工作节奏,从一个项目需要全公司的人参与,到仅需3-4人,公司人事效率提高75%。

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