纸质文档复杂繁琐怎么办，启效云助力数字化企业转型

某外资企业上下许多工作人员要出门谈业务、施工，许多复杂的纸质文档要来回寄送，在这过程中许多难题急需解决：

该公司根据启效云，针对过去遇到的管理难题想出了有效的解决方案：

1）信息传输

过去：许多信息内容（比如售后人员的出门自查纸质版汇报）要靠快递寄送；

现在：所有信息都根据在线传输数据来实现，实时提交，对方实时获取，且全部数据自动汇总到数据库系统。

2）查询剖析

过去：台账记录全部都是纸质版，不可以快速搜索，后期剖析还需要靠人工；

现在：根据启效云统计数据，能够在线查询信息内容，并对数据进行分析。

3）培训考核

过去：对新员工入职要根据纸笔实现考核，而且考官要挨个核查回答对与错；

现在：配合启效云函数，能够自动核查成绩，当场手机考完成绩就能够出来。

4）物资申请

过去：领导干部常外出，工作人员在遇到各种审核情景时，找不到人签字，工作流程响应速度也比较慢；

现在：团队成员打开企业微信，就可以使用启效云进行工作流程、接受提示，不会再限制工作流程处理时间与地址。

5）设备维护

过去：设备全靠纸质文档和人员现场核查，无法直观看到设备状态；

现在：根据启效云二维码数据链接作用，实现“一物对一码”，手机对着设备扫二维码，就可以查询/升级设备状态。

6）人事管理

过去：休假要写纸质版假条，再挨个层级跑腿审核，人事统计加班工时也需要手动式计算，事情繁杂琐碎且多；

现在：工作人员直接手机输入休假等信息内容，人事不用手动式计算，全部考勤信息内容简单明了。

此外，该公司在资产管理、供应商选择等方面也都搭建了启效云应用，根据启效云的自定义工作流程、智能提醒、自定义表格等作用，真真正正实现了公司多方位的数据化管理。

许多公司存有各种各样复杂文本文档，简易将文档上传到在线，不仅查询、合作不便，也很难提取文档中的高实际价值信息内容，如何将纸质文档高效率数字化成为许多公司存在的困难。

该公司面对这些事时，灵活地使用启效云，在大到人员管理、设备维护、资产管理、成本台账制度，小到物品领用、快递签收等方面都搭建了管理应用。工作人员能随时录入数据、数据也可以实时归纳，帮助企业形成丰富的数据资产，非常值得被更多遇到类似问题的公司参考。