一、案例背景

武汉**便利店有限公司是当地的一家社区便利店运营商，主要经营业态集中在24小时便利店，作为便利新零售行业的先锋者。

二、行业痛点

这是信息部发出的真实需求，我们信息部平时要收集各门店的商品需求。希望各门店填写商品需求时只能看到、填写和修改自己的数据，所有门店填写的数据自动汇总。信息部进一步确认后，再把整个表格（包含各门店需要的商品及数量、每个商品的采购总量）的只读权限共享给采购和配送中心。

三、解决方案

信息部用启效云 低代码平台就可以轻松实现。案例设计包括了「商品需求」、「采购汇总」两个功能。「商品需求」用来创建数据收集表，各门店通过数据收集表填写的商品需求都会汇总到这个子表里；「采购汇总」用来和「商品需求」链接关联记录，能自动计算出每个商品的采购总数。

用“数据收集表”自动汇总各门店商品需求

启效云 表格的数据收集表是比表单更灵活的数据收集功能。它是表格页面，可以填写一行或多行数据，填写人只能查看、填写和修改自己的数据，所有人填写的数据实时自动汇总到表格。用它来收集各门店商品需求就比较方便。如下图：

如上图所示，在「商品需求」子表插入列并选择合适的数据类型后，就可以进入“表单”去创建一个数据收集表了。列（填写项）如下：

商品名称：“文本”类型，加了列描述，用于填写人填写商品（商品名称及规格相同，可从表格说明中查看和复制）。

数量：“数字”类型，用于填写商品数量。

门店：“单选”类型，用于填写人选择自己的门店。

创建者：“创建者”类型，它会自动记录增加行的登录用户（进入数据数据收集表时，可登录账号、可用微信等方式快捷登录）。

创建时间、最后修改、修改者：分别用了三个同名类型，会自动记录相应信息。

创建数据收集表后，进入其设置页面，可隐藏列、设置提交截止时间，然后点击“共享”，复制共享链接或二维码给填写人即可。如下图：

填写人进入数据收集表后，只能查看、填写和修改自己的数据，无法转换列类型、增加或删除列。这能有效保护表格权限和所收集数据的规范性。如下图：

用“自动添加链接”自动链接两个子表的关联记录

前面也介绍了，「采购汇总」子表用于自动计算出每个商品的采购总数，但前提是需要把两个子表的关联记录链接起来。为此，用工具栏的“自动添加链接”就可以实现。它能根据匹配规则自动在两个子表之间添加链接。如下图：

在本案例表中，根据两个子表的“商品名称”相等来匹配，随时一键运行按钮即可。它就会在自动增加的“配送门店”列（可修改列名、可从链接表 「商品需求」 中选择显示哪列的值）中自动添加上「商品需求」子表中的关联记录。避免了挨个手动添加。如下图：

（点击“配送门店”列中单元格的关联记录，可展示出其在「商品需求」子表中的行记录详情）

用“链接公式”自动计算各商品采购总数

在上一步链接两个子表的关联记录后，就可以插入一列并用“链接公式”类型中自动计算各商品采购总数了。如下图：

这样，平时在收集完各门店商品需求后，点击下“自动添加链接”操作按钮，就可以自动添加商品采购记录并同步计算出各商品采购总数了。不仅信息部提高了自动化工作效率，采购和配送中心查看起来也更一目了然。具体如下：

为方便不同部门快速切换查看不同角度的数据，我们还可以在表上增加视图并设置相应的过滤等条件，如按门店分组、当前月等视图。另外，如需进一步分析数据，还可以用“高级统计”插件对视图进行可视化图表呈现，图表类型丰富，设置简单，大屏仪表盘自动更新，可导出。如下图：

四、案例总结

武汉**便利店有限公司信息部用启效云 表格的几个功能就实现了门店商品需求的收集和处理，不仅免费使用，而且简单高效，从而避免了之前工作量大、易出错、时效性差等问题。在共享协作方面，如果使用团队版就更方便了，可以设置子表的查看行等权限，可以共享单个视图，可以自定义共享等。总之，它为我们的工作带来了极大的便利性，可以结合更多功能低门槛搭建出灵活的业务应用。