照明制造企业实现整个生产周期全流程数字化升级
案例介绍

一、案例背景

作为杭州**照明股份有限公司的负责人,陈先生是个谦虚又务实的人。虽然已经入行多年,凭借着稳定的产品质量、健全的客户服务体系,在国内外贸易中积累了很多忠实客户,赢得了良好的企业口碑,但他还是把自己看作照明行业的新人,始终坚持着学习和创新的精神。同时,他还是一个很有数字化意识和产品化思维的人。为了提高财务工作中财税报销、发票验真、账单记录等应用场景的效率,他参与开发了增值税发票识别系统;为了实现企业的销售、采购、加工、财务全流程数字化,他着手用启效云 搭建了灵活的数据管理平台。

二、行业痛点

数据滞后不透明团队协作效率低

说起数字化,陈先生深有感触。之前企业的销售、采购、生产等都是通过微信等工具进行沟通交流,用纸质订单处理,最后在统计时会用一下电子表格,所有过程都是人工来操作的。随着订单的增加,也一直在尝试使用一些软件,但是对数据的体现都不够直观。因为是贸易和生产型企业,对原材料的需求非常多,每个材料也有很多种类,随着项目的增多,如果全是人工处理的话,首先在效率上就低很多,其次非常容易出错,在统计数据时,数据更新也不够及时,统计分析也不够丰富和直观。

用陈先生自己的话来说,虽然也一直在不停地尝试使用市面上的协同办公类产品,但始终不能达到企业管理的需求,离流程数字化还有些距离。标准化管理软件满足不了所有工作需要,不能快速适应业务流程的变化和个性化需求。而且也不是每家小企业都有实力或愿意使用、定制昂贵的ERP系统和信息管理软件等,有的系统让自己无从下手,里面很多功能用不到。对于大多数小型生产企业来说,在人员并不是很充裕的情况下,就需要不断寻找可以提高工作效率,最大程度降低企业成本的机会。比如日常工作按顺序可以整理为:录入销售订单→生成采购计划→生成采购订单→生成加工计划→生成加工订单→完成订单。架构如下图:

image-1659944669021.png

三、解决方案

全方位数据整合打破数据孤岛

“现在我用 启效云 来组织和管理销售、采购、加工、财务数据,虽然核心和有些ERP差不多,数据库配合流程、权限、关联,但用 启效云 足够快、足够轻,定制相当快。比开发,比框架,比低代码都快得多,需要什么功能就去增加什么。最关键的一点就是直接把表格展示给你,直接用,直接改,最直观。直面数据,并且在权限的范围内,可以方便操作,使用时特别高效,而不用创建表单再提交。

“我把自己搭建的表格叫做管理表或后台管理。表格里的每一个字段都是我们实际需要用的,不多不少,完全自由增加。”

虽然不同行业不同公司有不同的用法,但陈先生的心里话也恰恰反应了启效云 的功能丰富性和使用自由度。作为一款以在线协同表格为基础的新型数字化平台。它支持“文件”“单选”“协作人”“公式”等丰富的数据类型,帮助用户用表格的形式来组织和管理各类信息。在表格基础上,它还支持自定义工作流、应用搭建、数据分析等丰富的扩展功能,让团队和企业快速搭建出灵活的业务系统和软件应用,低门槛实现工作的数字化。这正契合了陈先生企业的需要。

陈先生根据业务的全流程数字化需求,在启效云 上把架构分为三大块:表格、脚本、公共数据集。

表格:如销售订单表、原料物料表、财务表等。

表格由每个表格、子表、视图、字段组成,这些作为表格的基础。

陈先生用表格丰富的字段类型,如数字(多格式)、单选、文件、图片、协作人、创建者、创建时间、修改者、按钮、链接其他记录、链接公式等,结构化地记录和管理业务数据,快速建立起数据引擎,而且界面清晰美观,表头下拉箭头、行高等可设置。

子表之间通过“链接其他记录”列类型或数据处理中的“自动添加链接”跨表链接关联数据,在此基础上通过“链接公式”列类型轻松实现 lookup、countlinks、rollup(总和、平均值、最大值、最小值等)、findmax 等自动跨表计算。比如销售订单表中的“订单总数量”“订单总金额”等列就用了 rollup 来自动计算总和。

子表上可增加多个表格视图,每个视图可以有不同的过滤、排序、分组等条件,数据按条件自动整理。这使得团队中其他人可以快速切换查看不同角度的数据。同时单个视图可用于链接子表时限制到某个视图;可直接共享给其他部门、群组;还可以发布为公共数据集。

公共数据集:用来解决独立表格之间交换数据。

如果一个表格中的数据需要复用,可以在发布为公共数据集后,导入到其他表格。陈先生充分利用了此功能,为不同环节都建立了不同的公共数据集,让数据贯穿了整个生产周期。这不仅避免了数据重复维护和管理的工作量,也减少了权限检查方面的复杂性,即便原始数据删除或取消了访问权限,也不影响现有表格的数据。

脚本:用完善的Python API 快速地开发自定义数据处理流程。

在表格的脚本里,陈先生导入或新建了多个自定义Python 脚本,由平台调度运行,并有详细的脚本日志。脚本在自动化规则、按钮列类型等功能中都可以使用。比如在销售订单表中使用按钮列类型的运行脚本来一键生成BOM;在原材料订单表中用按钮运行脚本生成采购订单;通过脚本实现不同表格中公共数据集的一键同步更新;还可用于和第三方系统进行连接和整合等。

综上所述,陈先生结合企业实际需求点,用启效云 灵活配置数字化系统,实现了以前需要多个文档、多个系统才能解决的需求。子表之间自动跨表链接和计算。销售、采购、生产等不同表格形成关联,数据高效同步,业务全流程数字化。减少了企业重复劳动,实现了不同部门间、不同业务环节间信息的共享与流动、制约与监管,大大提高了企业整体协作效率和管理效率。

权限控制灵活管理无死角

陈先生的企业使用的是启效云 团队版,平时有销售、采购、生产、财务等主要业务人员在使用。团队版中可设置部门层级结构、创建群组,以及为它们设置管理员、成员。比如部门/群组中的表格可以发布公共数据集;可以创建工作流来自定义审批流等各种工作流程,让团队中的协作更明确和有序。这使得陈先生团队的工作流程、业务办理更加规范化和数字化。

再具体到表格来说,表格不仅可以多人实时协作,更可以进行企业级管理。可设置只有管理员可以增加和删除子表;只有管理员可以锁定和解锁视图;可以对导出、复制、打印表格进行限制;可以对子表设置谁能查看行、编辑行、增加行、删除行;可对某列设置谁能编辑;可锁定行。比如在销售订单表中,对公共利润子表设置了只有管理员才可以查看。

在共享方面,可以共享表格、子表、单个视图,更可以自定义共享;在共享方式上可以直接共享给群组、部门,也可以通过邀请链接(可设密码、有效期)邀请别人来只读或协作编辑;还可以把表格、单个视图的外部链接(只读权限的公开链接)发给别人。综合来说,从部门到角色,从表格到工作流,灵活的权限控制和配置让企业管理没有死角,数据协同更高效。

全流程数字化应用场景

销售管理

陈先生为销售部门单独建立了表格,专门用于销售人员录入销售订单等信息。增加多个子表记录不同数据,子表间跨表链接和自动计算。如下图:

由于陈先生的表格是以财务部门为核心,通过销售订单号来串联其他环节的工作,所以销售订单表格中的“销售订单号”是通过公共利润表的公共数据集拉取的,这方便后续直接在利润表中根据订单处理财务方面的数据,如图:

采购管理

根据销售订单的信息来确定采购部门的工作,陈先生根据采购方式和需求为采购工作建立了如下几个子表。

以采购计划为例,通过使用脚本,从提前建立好的物料清单BOM(如下图所示)中拉取数据,然后将要下单的物料先写到”生成采购计划“表中,然后将物料号合并后写入到”采购计划“表中。合并物料信息的同时使生成的”采购计划“表对应销售订单的生产物料信息,以便保留数据,后续追溯。

同时通过脚本实现订单的生成与反生成,采购员在”采购计划“表中,选择价格、需要微调的数量,配合最小包装量,获得下单的数量,通过生成按钮配合脚本写入到采购表,如果订单下错了,或者需要更换供应商,那么只要点击反生成,就可以将已经生成订单的删除,重新生成采购订单。

加工管理

采购部门的工作完成后,由采购员来录入加工计划,承上启下,开启加工部门的工作。陈先生也根据加工工作的需求建立了如下几个子表进行加工管理,实现的方式与采购管理大致相同。使用脚本拉取BOM中的数据到”生成加工计划“,合并后推到”加工计划“表中,由采购员在“加工计划表中”进行选择价格,选择加工厂,生成加工订单明细和加工订单的总表,如果有更改,使用脚本进行反生成。

发票管理

由于是生产型的企业,平时对于各种原材料的需求也比较大,采购、加工、销售等最根本的数据还是财务上的资金流转。陈先生以财务为中心,一切子表围绕财务展开建立了下图中的原材料订单表格。

以其中的“发票管理”子表为例,在供应链的工作环节中经常会涉及到对账,如果每张发票都需要手工输入信息,那就会面临两个问题:

·需要一定的工作量、消耗时间,效率低下。

·手工录入有可能输入错误。

陈先生通过建立子表来收集发票信息,用户在这张表中,只需要2个动作:

·选择这个发票对应哪次对账。

·上传发票图片。

结合脚本自动化规则,将发票图片上传到百度的人工AI进行发票识别(每月1000次免费),验证发票真伪(收费)。然后通过脚本,比对百度返回的发票识别内容,对比金额是否正确,时间是否合理,开票抬头、税号、税率等是否正确,验证发票真伪并记录在子表中。

陈先生根据自己日常工作的需求,编写不同功能的脚本并上传到了启效云

公共数据管理

一个完整的生产周期包括了原材料的采购数据,加工数据,销售订单数据,为了实现让数据贯穿整个生产周期,陈先生在每一个环节都建立了不同的公共数据集。例如在原材料采购管理的表格中分别建立了“公共物料的价格表”“公共加工工序表”“公共原材料的供应商”通过导出为公共数据集,使得采购环节的数据在后续的生产管理、销售管理时也可以跨表格使用。

通过同步功能的API进行不同表格中公共数据集的一键同步更新,让每一个环节的数据紧密联系起来。如下图:

四、案例总结

全流程数字化还体现在数据的统计分析上,陈先生用高级统计插件建立了图表类型丰富的数据大屏仪表盘,包括了销售、采购、生产、财务等数据报表、分析图表。自动更新,查看直观,形成了完整的数据闭环管理。同时陈先生也在研究其他应用场景。用他的话来说,大家都知道数字化能为企业赋能赋智,但它不能给中小制造企业带来大的经济负担,而启效云 就比较适合我的企业需求,以协同表格为基础实现业务流程数字化,功能丰富,实用易用,这也是我有意识地寻找灵活性较强的软件的原因,大家可以灵活使用,希望我们都不断变得更好。

地址:中国·安徽·合肥·蜀山区花峰路与玉蕾路交口智能软件园1号楼3层

业务合作:market@qgutech.com

服务热线:4000969229  

友链: RunnerGo    青谷科技


扫码进群
公众号
在线客服
 
 
 
 
 工作时间
周一至周五 :8:30-18:00
 联系方式
服务热线:4000969229
业务合作:market@qgutech.com