一、案例背景

重庆**知识产权运营管理有限公司，作为”知识产权+项目规划的真正专家“，是专业法律机构重要合作的品牌。拥有全价值链体系，政策申报和知识创新管理升级。随着科技的发展，为了更好保护产权人的利益，知识产权制度应运而生并不断完善。如今侵犯专利权、著作权、商标权等侵犯知识产权的行为越来越多。知识产权从事商标代理同行之间的竞争也越来越大，客户跟进不连续，手动处理销售业绩的工作量多，审批流程繁琐等都极大的限制了公司的竞争力。

二、行业痛点

对于知识产权行业的工作者，平时不免要涉及一些客户资料收集、每年年费提醒、费用计算等问题。当客户信息比较多时，我们用Excel 来记录，一来往往会担心丢失，且在线同步并不方便；二来像日期提醒这样的需求也并不能在 Excel 中直接完成。因此，中小型知产公司则往往很难找到合适的工具来管理以上的诸项工作。

三、解决方案

启效云 有很多实用的功能，比如丰富的列类型、各种插件、脚本、API、按钮、提醒规则等，可以帮我们简便而快捷地实现上述需求，大幅提高工作效率。

记录并查看客户信息

首先，可以按照平时需要记录的客户信息，分别新建不同的列类型，比如管理编号、专利类型、申请日期等等；并且，可以在新建列时，根据需记录信息的不同性质来灵活地选择启效云 中的列类型。如：

      ·管理编号、提案编号、专利名称：使用文本类型，用于记录较短的文本内容。

      ·专利类型：使用单选类型，单选列可以新建不同颜色的标签，点击单元格即可选择，非常方便。

      ·客户邮箱：使用邮箱类型，邮箱列专门用于保存邮箱账号，可以点击右侧按钮直接打开本机邮箱进行编辑；也可以配合按钮列，一键发送本行记录到对应的邮箱。

      ·申请日：使用日期类型，同样，点击单元格即可选择日期；并且配合配合公式列可以进行日期相关计算，使用提醒规则可以根据日期列发出通知。

      ·客户经理：使用协作人类型，协作人列可以选择团队内的一个或多个成员来对某一行任务进行跟进。

建好基本列后，就可以填写一些客户数据，填写完毕如下图。

发送客户信息

将客户信息填写好后，有时需要发送给客户核对一遍。可以利用启效云 的按钮列和邮箱列，在配置好第三方账户后，可一键发送行记录给客户，非常便捷。

周期性事项提醒

在知产工作中，总会有一些如年费截止日之类的，每年都要提醒的工作日期。在启效云 中实现自动提醒。

如图，我们需要在每年的年费截止日之前，进行缴费提醒，我们可以使用提醒规则这个功能来提前进行通知。

首先，需要新建公式列，判断今年是否已过申请日。如果没有，则需提醒缴费；如果已过申请日，则在下一年提前提醒。如图，申请日还未到，因此仍然要提醒；而前三个日期都小于今天，表示已过申请日，所以为下一年提醒。

设置好后，就可以设置提醒规则了。设置提前三个月进行提醒，就是提前90 天，再勾选具体通知时间和通知人即可。

这样，到设定的提醒日期时，表格就会给发送通知；如果客户也需要被提醒的话，那么点击按钮列按钮，一键发送行信息到客户邮箱。

费用计算

对知产公司来说，专利的年费会因不同的专利年限、专利类型、费减比例的不同而不同。可以通过固定的规则来建立公式列，使不同客户的年费金额都可以被自动计算出来。不同的专利类型下，不同专利年限也有不同的报价。所以，根据具体报价先计算出一列基本的非减免价格，如图：

接下来，可以根据{费减比例} 列，再新建一列最终的 {年费金额} 列，用 {非减免}*{费减比例} 得出最后结果。如图：

之后，我们只要在前面勾选专利类型，点选申请日及费减比例后，年费金额就会自动得出结果。

四、案例总结

对于知识产权公司来说，启效云 很适合处理日常工作中繁多的资料和事务，定时提醒、按钮列发送到邮箱等功能可以更加高效地完成一些重复性较高的工作。另外，启效云 拥有操作日志、历史镜像、回收站等保证数据安全的设置，可以让大家更加放心地使用。