数字化赋能贸易批发行业高效管理
案例介绍

一、案例背景

深圳市**贸易批发有限公司,成立于2018年,是一家以从批发零售为主的企业。以为现代人提供精致生活收纳产品”为起点,藉匠心,造美物为宗旨,致力于为消费者提供高品质好产品,提供适合现代人的生活周边产品完整解决方案,构建日常精致之美,将“信赖、包容,环保、简约、精致”的品牌价值输入生活日常,将美感融汇在每件产品之中,让每一个人的生活工作周遭都赋予仪式感。成立至今,凭借卓越的产品设计、稳定的质量水平、良好的企业信誉、健全的客户服务体系蓬勃发展,获得了越来越多消费者的认可。

行业痛点

伴随着公司的迅速发展,员工数量的增长和订单日益增多,企业发展带来的问题也随之出现。客户增多后,对于企业产品和服务的要求越来越高,为了满足客户需求,企业势必要做好管理和产品的同步升级,这样才能保证带给客户良好的体验。传统贸易行业的数字化升级对于公司的稳定成长来说至关重要。深圳市**贸易批发有限公司的领导先生不断寻找可以帮助小微企业实现数字化转型的互联网产品,直到遇到了启效云

“公司刚刚起步,人不多,业务也没有现在这么多,通过微信沟通就把采购销售等等一系列的业务处理了,后来逐渐发展起来,公司订单越来越多,员工数量也增长了三倍,再过微信和口述来处理业务,遇到的问题也越来越多。我们也在尝试使用一些软件来帮助我们处理日常的业务,但是使用体验都不是很满意。市面上的很多产品功能非常丰富,但是价格也很高,并且有些功能对于小企业来说根本用不上,而有的产品虽然价格低,但是并不能满足我们日常的使用需求。特别对于数据方面,我们也更希望它以表格的形式来展示,对于数据的展现更加直观并且处理起来也更方便。

后来牛先生在搜索在线协同表格的时候看到了启效云 的宣传文章,并且加入了交流群联系到了我们,通过与牛先生的沟通交流我们了解到,公司的业务升级过程中存在以下几个问题:

· 处理业务仍使用纸质单据,人工操作容易出现错漏

· 纸质材料审批,流程繁琐且效率低下

· 财务数据统计,分析费时费力,数据处理工作耗费大量人力

· 依靠“纸和EXCEL”进行管理,查找麻烦,出现问题难以溯源


通过使用启效云 牛先生根据公司的日常业务需求搭建出了一套经营管理系统,具体架构如图所示:

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通过与牛先生的沟通,我们了解到公司内的日常工作以销售订单和财务信息为基础,通过启效云 搭建数字化贸易项目管理解决方案将销售,采购,生产,财务,存档等多个业务尝尽关联在一起,优化企业业务管理流程,实现降本增效。本案例据此整理出了一些应用场景,供大家参考使用。

三、解决方案

场景1:销售管理

销售项目管理的核心在于销售订单的管理,每个企业的订单信息不同,根据企业的业务需求自定义搭建销售订单的项目表格,以销售订单编号作为唯一标识符,建立如下表格。

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同时根据不同使用人员的角色分工建立不同的视图,通过分享视图,实现权限管理下的表格协同。

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通过建立项目流转表单,让销售环节的工作与后续财务和采购部分的工作形成过渡与衔接,通过单据号之间形成关联,配合不同视图的权限配置,打通不同业务间的协作壁垒,同事方面管理者从数据层面直观把握公司业务情况。

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场景2:客户管理

通过客户信息表录入客户信息,与订单信息关联进行追踪管理,动态掌握销售进展和完成情况,分析经营中的问题并及时调整,减少可控的损失。

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通过不同视图的权限设置,赋能管理人员,合理的将客户线索分配给销售人员,助力业务管理升级。

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为客户建立「开票申请表」配合表单与通用应用实现让客户自主填开发票,内部表格通过连接列功能与相应订单关联,建立「收款记录表」关联对应的销售订单,打通业务数据,提高订单业务效率。并且为售后订单追溯,提供完善的记录。

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场景3:供应商管理

通过启效云 建立如下四个表格实现供应商管理,有助于企业对采购商品的供应商进行比较,利于后期企业采购标准制定。同时通过建立起良好的供销关系,对企业发展是互利的。供应商管理主要包含了供应商信息、采购订单管理、供应链订单记录以及财务记录多个环节。

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「供应链」表,通过链接列功能让每一个采购订单与每一个销售订单通过唯一编号进行一对一关联,并且将供应商信息,合同信息等订单相关信息汇总在表内,通过不同视图进行权限分配,实现订单的综合性管理。

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场景4:员工管理

通过建立「员工信息表」与「待办事项表」,收集员工信息,通过与项目编号进行关联,使得每一位员工的业务状态更加透明,方便管理者及时进行业务调整,避免繁琐低效率的重复工作,低成本实现员工管理的业务流程自动化。

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场景5:财务管理

财务部门每天需要处理大量琐碎且重复的纸质业务单据,大多属于固定资产管理,更多的是对完成结果的记录,例如记录采购,资产部门流转,折旧等等,无法体现对结果的过程管理。通过启效云 针对财务工作进行量体裁衣的系统设计在线协同表格对于财务数据的处理有着得天独厚的优势,配合上工作流与通用app以及丰富的插件功能,成功实现了优化跨部门协作沟通,切实地提升了财务人员的工作效率。

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财务人员每天面对最多的就是发票的处理了。大量的火车票、飞机票、电子发票等等,通过财务人员复印发票、手工录入来完成,工作枯燥又麻烦并且效率低下。使用启效云有效提高发票管理的效率。通过表单收集报销申请,配合工作流进行审批,附件留存在表格中,有效解决了重复打印的问题,存档及调取都十分方便。

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对账信息通过建立不同视图,打破不同部门间沟通壁垒的流程管理,解决了了合同、发货/项目交付、开票以及回款的单据保存以及业务流转时的沟通问题。

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场景6:品控管理

针对生产环节中产品质量问题无法追踪的问题,通过建立「品质报告文档」的表格,配合工作流的审批,实现每一条订单的品质管理,提高客户满意度。

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四、案例总结

以协同为核心,利用数字化技术构建数字工作系统。基层工作的条线界限也越来越模糊,协同化的数字化平台让岗位职能有了深度提升,"智能协同”让数据的应用产生了次方级的效果和价值,这也是我们正在经历的工作方式变革也是我们必须掌握的工具和诀窍。

启效云大大地提升了公司员工的积极性和凝聚力,为公司的持续稳定发展奠定基础。当然,深圳市**贸易批发有限公司的数字化转型亮点还有很多,不仅仅是库存盘点、销售数据统计、在线下单平台、高管移动报销还涉及很多方面员工资每年大约能节省上百万库存周转率大大提升,每年大约能节省200万左右的周转资金

数字化工作方式的变革也逐渐突显个体价值和能量,管理者对个体进行激活和赋能也是数字化加速度下新的思考。数据的应用让个体工作变得便利,个体能量进一步突易,实现网格化管理,使个体职责和贡献完全体现。


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